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Gestione documenti

Un recente studio, realizzato

da NetConsulting per conto

di InfoCamere, ha evidenziato alcuni costi della gestione documentale tradizionale.

Ogni anno in Italia vengono stampati circa 115 miliardi

di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un costo di 287 milioni di Euro

all’anno.

Mediamente ogni documento cartaceo viene riprodotto da 9 a 11 volte generando un costo di 18 Euro per documento.

Per quanto riguarda l’archiviazione,

un documento su 20

viene perduto.

Il 3% dei documenti è archiviato erroneamente

e il costo per recuperare ognuno di questi è stato stimato in 120 Euro.

L'enorme spreco nella gestione

dei documenti è riferito alla Pubblica Amministrazione,

alle Aziende,

agli Studi professionali.

Alcune statistiche sulla gestione dei documenti dimostrano che:

- l'85% dei documenti generati non viene più riutilizzato

- il 50% dei documenti viene copiato fino a 6 volte

- circa il 7% viene smarrito.

Quanto costano carta, stampa, spazi per l'archiviazione,

spese di spedizione e trasporto,

ore delle persone

dedicate alla gestione documenti?

Secondo l'istituto Gartner il personale di una media azienda passa tra il 30% ed il 40% del proprio tempo creando, cercan- do, inviando e archiviando documenti.

Per questi motivi, ed anche a seguito delle novità legislative sulla conservazione sostitutiva, un numero sempre maggiore di organizzazioni investe in gestione documentale e demateria-lizza i documenti.

Dematerializzazione = Riduzione dei costi

Antonio Di Virgilio consulente Direzione e organizzazione aziendale