Riduzione costi

L'investimento nella gestione documentale ha un ROI molto rapido perchè assicura risparmi in aree diverse, alcuni dei quali facilmente misurabili. Vediamone alcuni esempi.

L'archivio cartaceo viene generato dal ciclo attivo (emissione di documenti da parte dell'organizzazione) e dal ciclo passivo (documenti di terzi che sono ricevuti dall'organizzazione).

 

Ciclo attivo

I documenti  di ciclo attivo i più comuni sono: conferme d'or-dine, documenti di trasporto, fatture.

Tutti generano carta ed una copia che deve essere archiviata.

Primo risparmio: misurazione del costo della carta e dei mo-duli utilizzati.

 

Le conferme d'ordine e le fatture vengono stampate (interna-mente o in outsourcing) e spedite. Se esiste una gestione accurata del rapporto con il Cliente, sarà disponibile l'indirizzo mail di ogni Cliente e con un'applicazione Top Consult sarà possibile effettuare l'invio massivo per posta elettronica.

Secondo risparmio: azzeramento dei costi di spedizione, facilmente rilevabili moltiplicando il costo per unità per le unità spedite.

 

Le copie dei documenti devono essere archiviate, in alcuni casi si procede all'archiviazione in forma fascicolare (commissione + ddt + fattura).

Il tempo occorrente è facilmente rilevabile con una rilevazione a campione.

Terzo risparmio: azzeramento dell'archiviazione tradizionale. 

 

I raccoglitori costano ma soprattutto prendono spazio e la con-servazione deve essere mantenuta per dieci anni (obbligo civi-listico).

Quarto risparmio: quale è il prezzo a metro quadro del canone di affitto dei locali che sono occupati dalla documentazione?

 

Abbastanza spesso il Cliente dichiara di non avere ricevuto la fattura, richiede la copia dei ddt. Quindi necessità di reperire il documento, spedirlo via fax o via mail previa scansione, riportandolo successivamente in archivio.

Quinto risparmio: quante ore sono necessarie per un servizio al Cliente che potrebbe essere gestito da un operatore seduto alla sua scrivania o addirittura gestito dallo stesso Cliente via web?

 

Ciclo passivo

Un'organizzazione riceve conferme d'ordine, ddt, fatture, corri-spondenza cartacea, email.

 

Anche per il ciclo passivo valgono le stesse considerazioni espresse per il ciclo attivo con una particolarità in più: perché non "pinzare virtualmente" tutti i documenti che si riferiscono ad una pratica in modo da poterli consultare ogni volta in modo completo?

Sesto risparmio: quante ore si possono risparmiare nella ricerca e consultazione quando il documento è collegato alla registrazione contabile o è riunito in una sola pratica?